مدیریت اجرایی

کاربرد مدیریت در پروژه ها

مدیریت اجرایی

کاربرد مدیریت در پروژه ها

چگونه کارمندان خود را اخراج نمائیم ؟

چگونه کارمندان خود را اخراج نمائیم ؟

یکی از حساس ترین وظیفه مدیران ، مدیریت بحران است . این امر ممکن است در ابعاد مختلف یک سازمان بروز نماید. سازمان به صورت یک سیستم عمل می نماید و جهت رسیدن به تعادل به طور دائم با محیط خود در کنش و واکنش است و برهم خوردن این تعادل در اثر تغییر و دگرگونی در وظایف و ترکیب آن موجب بروز بحران در سازمان می گردد.

بحران می تواند اقتصادی ، اطلاعاتی ، مادی ، مرتبط با منابع انسانی و یا حاصل یک واقعه طبیعی باشد. حال می خواهیم این پدیده را در اخراج مثلا دویست نفر از پرسنل یک سازمان بررسی نماییم وبا ایجاد آمادگی لازم سازمانی برای مقابله با بحران منابع انسانی سخن بگوئیم.

از نظر روانشناسی ، موضوع اخراج عده ای از یک سازمان ، تنها کسانی را که اخراج می شوند و مجبور به ترک کار هستند در بر نمی گیرد ، بلکه باقی کارمندان نیز از این موضوع تاثیر می پذیرند. کارکنانی که سازمان را ترک می نمایند برای یافتن شغل جدید نیاز به یاری دارند و کارکنانی که باقی مانده اند نیاز به روحیه و قوت قلب و هضم موضوع دارند.کارکنانی که باقی می مانند باید این موضوع را درک نمایند که شرایط خاصی برسازمان تحمیل شده است که موجب اخراج دوستان آنها شده است و تصمیمات کوچک سازی سازمان از طرف مدیران بی پایه و خودخواهانه نبوده است.همچنین باید به افراد هنوز شاغل ، حس مثبتی نسبت به سازمان وخوش بینی به آینده شغلی آنها منتقل شده و از مقاومت منفی آنها در قبال اهداف شرکت جلوگیری نمود.

بطور سنتی مدیران دوست ندارند که پرسنل یک سازمان از بسیاری مسائل مطلع باشند و غافل از این موضوع هستد که سازمان به صورت یک ارگانیسم از محیط خود آگاه گردیده و معمولا کارکنان از وضعیت سازمان تا حدوی مطلع می باشند . حتی اگر مدیر جهت حفظ روحیه کارکنان از موقعیت خوب سازمان حرف بزند ، نداشتن اهداف مشخص وکمبود منابع در پروژه های مختلف سازمان ، گواهی از وخامت اوضاع را نشان می دهد. لذا در گام نخست مشارکت افراد در مشکلات پیش آمده که باعث تعدیل نیرو خواهد شد موثر است. اگر کارکنان اطلاع نسبی از وضعیت سازمان و علل اخراج عده ای داشته باشند ، پذیرش این موضوع برای آنها آسانتر خواهد بود.

بعضی از مدیران اعتقاد دارند که مثلا دو ماه جلوتر از اعلام تعدیل نیرو باید موضوع را به صورت شایعه پراکنده و ذهن ها را آماده نمود.تا زمانیکه مدیریت به صورت جدی در مقابل این پرسش قرار می گیرد ، آنها را در جریان امرقرار داده و بطور مختصر در خصوص وضعیت سازمان و وضعیت خود آنها بحث نموده و اجازه دهد که کارمندان نیز در این خصوص فکر نمایند.

مشگل ترین مورد اعلام اتمام کاری پرسنل می باشد که بهتر است در ابتدا با سرپرستان در میان گذاشته شده و از آنها خواست که نیروهای بخش خود در این خصوص توجیح نمایند. چون افراد در درجه اول به سرپرستان و سپس به مدیران و سازمان احساس نزدیکی می نمایند باید از این مزیت استفاده نموده و زمانبندی تعدیل به سرپرستان اعلام شود تا آنها هم فرصت کافی برای صحبت با پرسنل داشته باشند.

از آنجا که عکس العمل افراد گوناگون است در این مورد کارکنان واکنش های مختلفی خواهند داشت ، بعضی داد وفریاد خواهند کرد و برخی علت دقیق اخراج خودشان را خواهند خواست و عده ای بفکر فرو خواهند رفت. به نظر می رسد بهترین کار در برخورد با انعکاس کارکنان در خواست صبوری از آنها ، دلداری و مشورت دادن به آنها می باشد و پیام اصلی به آنها باید این باشد که چگونه می توانیم کمکشان کنیم.

چگونه دوباره در سازمان دیگری مشغول بکار شوند ، سوالی است که  زوایای ذهن اخراجی ها را فرا می گیرد و از نظر روانی مشورت دادان به آنها و کمک به استخدام در سازمانهای دیگر هر چند به سرانجام هم نرسد ،کمک زیادی در کاستن مشکلات طرفین خواهد داشت و برخورد انسانی و با مسئولیت ، با اخراجی ها برای کارکنان تسویه نشده نیز موثر خواهد بود.

مهمترین موضوع برای مدیران اطلاع رسانی کامل در خصوص سازمان و روحیه دادن به پرسنل باقی مانده در مقابل این بحران می باشد و کارکنان باید متوجه موضوع شده و از شک و تردید در خصوص آینده شرکت خلاص شوند تا تاثر چندانی در فعالیت های آتی آنها نگذارد.

عوامل موثر بر رضایت شغلی کارکنان

چکیده :

   نیروی انسانی ، مهم‌ترین وارزشمند‌ترین عامل، از منابع مختلف تولید است. عامل انسانی در سازمان، کلیه کارکنان شاغل در سازمان اعم از مدیران، سرپرستان، کارشناسان، کارمندان و کارگران را در سطوح مختلف شغلی دربرمی گیرد واشتغال از جمله مسائلى است که همیشه، دولت‏ها و ملت‏ها را به خود مشغول داشته است.هر چند شغل و حرفه به ظاهر، به بعد معیشتى انسان‏ها مربوط مى‏شود، ولى با بعد فردى، خانوادگى، اجتماعى، سیاسى و فرهنگى آنان نیز ارتباطى تنگاتنگ دارد.

رضایت‏شغلى حوزه‏اى است که در آن دیدگاه‏هاى روان‏شناسی اجتماعى، جامعه‏شناختى، اقتصادى، علوم سیاسى و تربیتى هر یک به سهم خود در آن سخن گفته‏اند.امروزه در هر کشورى، هزاران هزار شغل و حرفه وجود دارد که افراد به آن اشتغال داشته ، به زندگى خود ادامه مى‏دهند.آنچه همواره مورد توجه روان‏شناسان و اندیشمندان علوم اجتماعى بوده رضایت‏شغلى افراد و آثار این رضایت در روحیه آن‏ها و بازدهى کارشان مى‏باشد.اگر کسى به شغل خود علاقه‏مند باشد، خلاقیت و استعداد وى در زمینه کارى‏اش شکوفا خواهد شد و هرگز دچار خستگى و افسردگى نخواهد شد.به عکس، اگر کسى از حرفه‏اش راضى نباشد، هم خودش دچار افسردگى و سرخوردگى مى‏شود و هم کارش بى‏نتیجه خواهد بود.

در این مقاله، برای ایجاد شناخت و درک درست و مناسب از منابع انسانی سازمان، مطالبی بیان می‌شود سپس رضایت شغلی، نظریه‌های مختلف در این باره و عوامل موثر در رضایت شغلی، بررسی می‌شوند.

واژه کلیدی : رضایت شغلی ، سازمان ، مدیران ، کارکنان ، نیروی انسانی

روش : روش تهیه مقاله فیش برداری از منابع

  

مقدمه :

  نقش عامل انسانی در پیشبرد امور جامعه، دارای اهمیتی خاص است و مؤثرترین رکن تحولات اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی محسوب می‌شود . پیشرفت‌های اقتصادی و اجتماعی لازمه توجه خواص به آموزش نیروی انسانی متعهد، متخصص، ماهر وکوشش در افزایش عوامل موثر در رضایت شغلی او دارد.

انسان، مهم‌ترین سرمایه سازمان است اگر عامل انسانی را از سازمان حذف کنیم، آنچه باقی می‌ماند، امکاناتی نظیر ساختمان، ماشین آلات، تجهیزات، مواد و غیره است که به خودی خود قابل استفاده نیست و ارزشی نخواهد داشت انسان به اشیاء روح دمیده و از آنها برای بهبود و تکامل زندگی خوداستفاده می‌کند. انسان، بزرگترین و با ارزش‌ترین دارایی سازمان است که هرگز در ترازنامه‌ها و صورت‌های سود و زیان شرکت‌ها منعکس نمی‌شود.درصورتی که سودآوری سازمان بستگی به انسان داشته و انسان‌ها پشتوانه موفقیت سازمان به شمار می‌روند. بنابراین، با عامل انسانی باید در نهایت عزت و احترام برخورد شود، زیرا سال‌ها وقت و سرمایه گزاف سازمان و در کل جامعه ، صرف تربیت و پرورش انسان‌های متخصص، فهیم، متعهد شده تا پس از سال‌ها برنامه ریزی به اوج بازدهی خود برسند. در صورت کناره گیری آنان به علت عدم رضایت شغلی از سازمان، به آسانی و در زمانی اندک قابل جایگزینی نیستند و فقدان آنها زیان و لطمه بزرگی به سازمان وارد خواهد کرد. به بیانی دیگر، عرضه نیروی انسانی توانمند و کارامد، امری محدود، زمان‌بر و پرهزینه بوده و مستلزم صرف وقت، نیرو و مخارجی هنگفت است.

نیروی انسانی متعهد در سازمان، با کردار و اعمال خود و اتخاذ تصمیمات صحیح و بموقع، می‌تواند زیان‌های مادی را بزودی جبران و تأمین کند، درواقع، همواره برای سازمان ارزش افزوده، ثروت و فایده ایجاد می‌کند و برسرمایه‌های مادی سازمان می‌افزاید. نیروی انسانی متعهد بیش‌از هزینه‌ای که صرف تربیت، تجهیز و آموزش او شده است، برای سازمان فایده و ارزش به وجود می‌آورد. برعکس، نیروی انسانی ناراضی ، غیرمتعهد، غیرکارآمد و ناآگاه، ممکن است با تصمیمات و اعما ل غلط خود بر مشکلات و زیان‌های سازمان می افزاید. از این رو شناخت عوامل موثر بر رضایت کارکنان سازمان از اهمیت خواصی برخوردار است و در این زمینه مطالعات بسیار از طرف پژوهشگران حوزه مدیریت و منابع انسانی انجام گرفته است و نظریه های مختلفی در این باره طرح شده است. به نظر می رسد که مدیران سازمان ها باید با آگاهی از این نظریه ها وبکار گیری مناسب و اقتضایی آنها ، در این موارد از ریزش بی دلیل سرمایه های سازمان جلو گیری نموده و از زیان های حاصله جلو گیری نمایند.

تعاریف :

·         تعریف «شغل‏»

شغل‏ از نظر لغوى، به معناى به کار گماردن ‏کسى است و آنچه مایه مشغولیت مى‏باشد. از طریق اشتغال، فرد فعالانه در جریان تولید و خدمات مشارکت مى‏کند و پاداشى ‏نقدى ‏یا جنسى ‏دریافت مى ‏دارد. کار و شغل فعالیتى بدنى یا فکرى در جهت تولید و خدمت است. به طور کلى، کار فعالیتى است که از کسى خواسته شده و در مقابل آن، به وى مزد پرداخت مى‏شود. به طورخلاصه، مى‏توان گفت: شغل یعنى کارى که فرد، مشغول به انجام آن است و از طریق آن، هم انجام وظیفه مى‏کند و هم امرار معاش مى‏نماید.در تعریفى ‏دیگر، شغل‏ عبارت است از گروهى‏ ازموقعیت‏هاى ‏مشابه ‏دریک ‏مؤسسه، اداره یا کارگاه که افراد واجد شرایط خاص، مى‏توانند این موقعیت‏ها را احراز کنند و وظایف محوله را انجام دهند.

·         تعریف «رضایت ‏شغلى‏»

رضایت ‏شغلى‏ مجموعه‏اى از احساسات و باورهاست که افراد در مورد مشاغل کنونى خود دارند. رضایت‏شغلى یکى از عوامل مهم در موفقیت‏ شغلى است ، عاملى که موجب افزایش کارایى و نیز احساس‏ رضایت‏ فردى‏مى‏گردد. رضایت ‏شغلى یعنى دوست داشتن شرایط والزامات  یک شغل ، شرایطى ‏که درآن ‏کارانجام ‏مى‏گیرد و پاداشى که براى آن دریافت مى‏شود.

با توجه به مطالب مذکور، مى‏توان گفت: رضایت ‏شغلى‏ یعنى احساس خرسندى و خشنودى که فرد از کار خود مى‏کند و لذتى که از آن مى‏برد و نتیجه ، به شغل خود دل ‏گرمى و وابستگى پیدا مى‏کند. رضایت ‏شغلى‏ حالتى مطبوع، عاطفى و مثبت‏حاصل از ارزیابى شغل یا تجارب شغلى است .

فیشر (V.E.Fisher) و هانا (J.V.Hanna) رضایت ‏شغلى را عاملى درونى مى‏دانند و آن را نوعى سازگارى عاطفى با شغل و شرایط اشتغال مى‏انگارند ، یعنى اگر شغل مورد نظر، لذت مطلوب را براى فرد تامین کند، او از شغلش راضى است. در مقابل، چنانچه ‏شغل ‏مورد نظررضایت ‏ولذت ‏مطلوب را به‏ فرد ندهد، دراین‏حالت، اوازکارخود لذت نمی برد و درصدد تغییر آن برمى‏آید.

به ‏نظر هاپاک (R.Hoppock) رضایت ‏شغلى‏ مفهومى ‏پیچیده و چند بعدى است و با عوامل روانى، جسمانى و اجتماعى ارتباط دارد.تنها یک عامل موجب رضایت‏شغلى نمى‏شود، بلکه ترکیب معینى از مجموعه عوامل گوناگون سبب مى‏گردد که شاغل در لحظه معینى از زمان ، از شغلش احساس رضایت کند و به خود بگوید که از شغلش ‏راضى‏است وازآن لذت‏مى‏برد.

گینز برگ (E. Ginzberg) و همکارانش، رضایت شغلی را به دو نوع مختلف تقسیم بندی کرده اند: رضایت درونی و رضایت بیرونی .

رضایت درونی از دو منبع به دست می‌آید اول احساس لذتی که انسان صرفاً از اشتغال به کار و فعالیت عایدش می‌شود. دوم لذتی که بر اثر مشاهده ی پیشرفت و یا انجام برخی مسئولیت‌های اجتماعی و به ظهور رساندن توانایی‌هاو رغبت‌های فردی به انسان دست می‌دهد.

رضایت بیرونی که با شرایط اشتغال و محیط کار ارتباط دارد و هر لحظه در حال تغییر و تحول است. از عوامل رضایت بیرونی به عنوان مثال، شرایط محیط کار، میزان دستمزد و پاداش، نوع کار و روابط موجود بین کارگر و کارفرما را می‌توان نام برد.

این گونه به نظر می‌رسد که عوامل درونی که شامل خصوصیات و عامل فردی می‌باشند، در مقایسه با عوامل بیرونی نظیر شرایط محیط کار، از ثبات بیشتری برخوردارند. بنابراین شاید بتوان گفت که رضایت درونی پایدارتر از رضایت بیرونی است رضایت شغلی نتیجه تعامل بین رضایت درونی و بیرونی است.

ایجاد رضایت شغلی در کارکنان احتمالاً سرعت بالایی نخواهد داشت، اما قطعاً با شتاب بسیار بالایی از بین می‌رود. ممکن است همه شرایط برای بالای نگه‌داشتن رضایت کارمندی در حدی فوق‌العاده باشد، اما صرفاً با یک برخورد نامناسب مدیر، امکان تأثیر این شرایط مناسب به صورت کاملاً محسوسی به سمت صفر میل کند.

از تعاریف ارائه شده درباره رضایت ‏شغلى‏ ، چنین برمى‏آید که این مفهوم بیانگر احساسات و نگرش‏هاى مثبتى است که شخص نسبت ‏به شغلش دارد. وقتى گفته مى‏شود که کسى از رضایت‏ شغلى سطح بالایى برخوردار است، یعنى به طور کلى، شغلش را دوست مى‏دارد، براى آن ارزش زیادى قایل است و به ‏گونه‏اى مثبت ‏به آن مى‏نگرد و در یک کلام، از احساس خوب و مطلوبى نسبت ‏به آن برخوردار است.

نظریه های رضایت شغلی:

نظریه‏هاى رضایت ‏شغلى فراوان است.همان‏گونه که درباره تعریف و عوامل ایجادکننده رضایت ‏شغلى، اتحاد عقیده‏اى وجود ندارد، درباره نظریه‏هاى رضایت ‏شغلى نیز عقاید متفاوت و گوناگونى ابراز شده است.مطالعات اولیه در زمنیه نگرش‏هاى مربوط به کار، از پیش از جنگ جهانى اول شروع شد و به طور فعال، در انگلستان، اروپا و امریکا دنبال گردید. پدیده اشتغال از ابتداى زندگى اجتماعى بشر مورد توجه بوده است.هر یک از اندیشمندان به نوعى درباره این مساله سخن گفته‏اند.جامعه‏شناسان و روان‏شناسان در قرون اخیر، نظرات متفاوتى درباره کار و شغل ارائه نموده‏اند.جنبه‏هاى گوناگون کار، اعم از نابرابرى در کار، رضایت‏شغلى، انگیزه کار و بالا بردن بهره‏ورى سازمان‏هاى کارى، هر کدام به نحوى مورد توجه ‏دانشمندان و اندیشمندان علم مدیریت، جامعه‏شناسى، اقتصاد و روان‏شناسى قرار گرفته است.

برای نمونه بروفى (A. H. Brophy) به سه نظریه، اشاره نموده است که عبارتند از:

·         الف -  نظریه نیازها:

 میزان رضایت شغلی هر فرد که از اشتغال حاصل می‌شود به دو عامل بستگی دارد: اول، چه مقدار از نیازها و به چه میزان از طریق کار و احراز موقعیت مورد نظر تأمین می‌شود دوم، چه مقدار از نیازها و به چه میزان از طریق اشتغال به کار مورد نظر تأمین نشده باقی می‌ماند. نتیجه‌ای که از بررسی عوامل دسته اول و دوم حاصل می‌شود، میزان رضایت شغلی فرد را معین می‌کند.

·         ب - نظریه ی انتظارات:

انتظارات فرد در تعیین نوع و میزان رضایت شغلی مؤثرند. اگر انتظارات فرد از شغلش زیاد باشد، رضایت شغلی معمولاً دیرتر و مشکل‌تر به دست می‌آید. مثلا، ممکن است فردی در صورتی از شغلش راضی شود که بتواند به تمام انتظارات تعیین شده خود از طریق اشتغال جامه عمل بپوشاند.

مسلماً چنین فردی به مراتب دیرتر از فردی که کمترین انتظارات را از شغلش دارد، رضایت شغلی خواهد یافت. بنابراین، رضایت شغلی مفهومی کاملاً یکتا و فردی است و عوامل، میزان و نوع آن را باید در مورد هر فرد، به‌طور جداگانه بررسی کرد.

·         ج - نظریه ی نقش:

 در این نظریه به دو جنبه اجتماعی و روانی توجه می‌شود. در جنبه اجتماعی، تأثیر عواملی نظیر نظام سازمانی و کارگاهی و شرایط محیط اشتغال در رضایت شغلی مورد توجه قرار می‌گیرد. این عوامل، شامل شرایط بیرونی رضایت شغلی می‌شود. جنبه روانی رضایت شغلی، بیشتر به انتظارات و توقعات فرد مربوط می‌شود. به بیانی دیگر، احساس فرد از موقعیت شغلی و فعالیت هایش در انجام مسئولیت‌های محوله و ایفای نقشی خاص به عنوان عضوی از اعضای جامعه، میزان رضایت شغلی فرد را مشخص می‌کند. رضایت کلی، نتیجه‌ای است که از ترکیب دو جنبه اجتماعی و روانی حاصل می‌شود.

·         نظریه امید و انتظار

این نظریه با نام‏هاى نظریه «انتظارات‏» و نظریه «احتمال‏» نیز مطرح مى‏باشد. انتظارات فرد در تعیین نوع و میزان رضایت‏شغلى مؤثر است.اگر انتظارات فرد از شغلش بسیار باشد، رضایت ‏شغلى دیرتر و مشکل‏تر حاصل مى‏شود. مثلا، ممکن است فردى در صورتى از شغل راضى شود که بتواند به تمام انتظارات تعیین شده خود از طریق اشتغال جامه عمل بپوشاند.مسلما چنین شخصى به مراتب، دیرتر از کسى که کم‏ترین انتظارات را از شغلش دارد به احراز رضایت ‏شغلى نایل مى‏آید.از این‏رو، رضایت ‏شغلى مفهومى کاملا یکتا و انفرادى است و باید در مورد هر فرد به طور جداگانه عوامل و میزان ونوع آن مورد بررسى قرار گیرد.

این نظریه معتقد است که رضامندى شغلى به وسیله انطباق کامل امیدها و انتظارات با پیشرفت‏هاى فرد تعیین مى‏شود، درحالى‏که نارضایتى معلول ناکامى در رسیدن به انتظارات است.

در این نظریه، هر قدر احتمال وقوع موفقیت در انجام کار در حد بالاترى قرار گیرد، هر قدر میزان تطابق و هماهنگى میان توانایى‏هاى فرد و نیازها و انتظارات شغلى او بیش‏تر گردد، هر قدر پاداش‏هاى خارجى ‏وداخلى در سطح بالاترى قرار گیرد و مهم‏تر از همه، هر اندازه ادراک او از منصفانه بودن پاداش‏ها در سطح بالاترى باشد، احتمال بقاى او در سازمان بیش‏تر مى‏شود.

 

عوامل موثر بر رضایت شغلی :

مطالعات مختلف در زمینه رضایت شغلی نشان می دهد که متغیرهای زیادی با رضایت شغلی مرتبط است که این متغیرها را می تواند در چهار گروه طبقه بندی نمود.

الف - سازمان

ب - محیط

ج - ماهیت کار

د - عوامل فردی

·         سازمان : بعضی از عوامل سازمانی که منبع رضایت شغلی هستند عبارتند از:

الف- حقوق و دستمزد

مطالعات  "لاک "  نشان می دهد که حقوق و دستمزد یک عامل تعیین کننده رضایت شغلی است.  بویژه زمانیکه از دیدگاه کارمند این پرداخت منصفانه و عادلانه باشد

ب- ترفیعات

 ترفیعات شامل تغییر مثبت در حقوق ، کمتر مورد سرپرستی قرار گرفتن، چالش کاری بیشتر، مسئولیت بیشتر و آزادی در تصمیم گیری است. به علت اینکه ارتقاء میزان ارزش فرد را برای سازمان نشان می دهد  ، بویژه در سطوح عالی تر، ترفیع فرد منجر به افزایش روحیه وی می گردد.

ج- خط مشی های سازمانی

 ساختار دیوانسالارانه برای فردی که دارای سبک رهبری دموکراسی است ، مناسب نیست. علاوه بر آن خط مشی های سازمانی نیز در رضایت شغلی تاثیر می گذارد. خط مشی های غیرمنعطف باعث برانگیختن احساسات منفی شغلی می شود و خط مشی منعطف باعث رضایت شغلی می شود

·         محیط : عوامل محیطی که شامل موارد زیر است :

الف- سبک سرپرستی

 هر جا که سرپرستان با کارکنان رفتاری حمایتی و دوستانه داشته اند، رضایت شغلی نیز زیاد بوده است.

ب- گروه کاری

 اندازه گروه و کیفیت ارتباطات متقابل شخصی در گروه، نقش مهمی در خشنودی کارکنان دارد. هر چه گروه کاری بزرگتر باشد رضایت شغلی نیز کاهش می یابد. زیرا ارتباطات متقابل شخصی ضعیف تر شده و احساس همبستگی کم رنگ تر و نهایتا شناخت تمامی افراد مشکل می شود. همچنین گروه کاری بعنوان یک اجتماع، سیستم حمایتی- احساسی و روحیه ای برای کارکنان محسوب می شود. اگر افراد در گروه دارای ویژگیهای اجتماعی مشابهی ، نگرشها و باورهای مشابه، باشند، جوی را بوجود می آورند که در سایه آن رضایت شغلی فراهم می گردد.

ج- هر چه شرایط کاری مطلوب تر باشد باعث رضایت شغلی می شود، چراکه در شرایط کاری مطلوب، آرامش فیزیکی و روانی بهتری برای فرد فراهم می شود.

·         ماهیت کار:

کار به خودی خود نقش مهمی در تعیین سطح رضایت شغلی دارد. محتوای شغل دارای دو جنبه است، یکی محدوده شغل است که شامل میزان مسئولیت، اقدامات کاری و بازخور است. هر چه این عوامل وسیعتر باشد باعث افزایش حیطه شغلی می شود که آن نیز به نوبه خود رضایت شغلی را فراهم می آورد. دومین جنبه عبارتست از تنوع کاری ، تحقیقات نشان می دهد که تنوع کاری متوسط موثرتر است. تنوع وسیع باعث ابهام و استرس می شود و از طرف دیگر تنوع کم نیز باعث یکنواختی و خستگی می شود که نهایتا منجر به عدم رضایت شغلی می گردد. ابهام در نقش و تضاد در نقش همواره از سوی کارکنان مورد اجتناب قرار گرفته است. زیرا اگر کارکنان کاری که انجام می دهند و انتظاری که از آنها می رود را نشناسند، موجبات ناخشنودی آنها فراهم می گردد.

·         عوامل فردی:

در حالی که محیط بیرونی سازمان و ماهیت شغل عوامل تعیین کننده در رضایت شغلی هستند، صفات و ویژگیهای فرد نیز نقش مهمی در آن دارد. افرادی که بطور کلی دارای نگرش منفی هستند، همیشه از هر چیزی که مربوط به شغل است شکایت دارند. مهم این نیست که شغل چگونه است، آنها همواره بدنبال بهانه ای می گردند تا به گله و شکایت بپردازند. سن، ارشدیت و سابقه، تاثیر قابل ملاحظه ای بر رضایت شغلی دارند. کارکنانی که دارای سن بالا و سابقه زیاد در سازمان هستند، انتظار دارند که رضایت بیشتری از شغل خود داشته باشند

همچنین بعضی صفات مشخصه شخصیتی طوری است که باعث افزایش رضایت شغلی می شود. بعلاوه می توان اینطور نتیجه گرفت افرادی که د رسلسله مراتب نیازهای مازلو در سطح بالاتری قرار دارند، رضایت شغلی بیشتری خواهند داشت.

پیامدهای رضایت شغلی و عدم رضایت شغلی:

رضایت شغلی باعث می شود بهره وری فرد افزایش یابد، فرد نسبت به سازمان متعهد می شود، سلامت فیزیکی و ذهنی فرد تضمین شود، روحیه فرد افزایش می یابد، از زندگی راضی باشد و مهارتهای جدید شغلی را به سرعت آموزش ببیند.عدم رضایت شغلی باعث کاهش روحیه کارکنان می شود که روحیه پایین در کار بسیار نامطلوب است. مدیران وظیفه دارند که علائم روحیه پایین و عدم رضایت شغلی را بطور مستمر زیر نظر بگیرند و در اولین فرصت اقدامات لازم را انجام دهند.

بعضی از شاخصهای روحیه پایین عبارتند از

·         تشویش :

تشویش یک شرایط کلی است که ناخشنودی فرد از شغل رانشان می دهد و ممکن است به انحاء مختلف ظاهر شود. فرد ممکن است تمایل زیادی به شغل خود نداشته باشد، در محیط کاری خواب آلود شود، فراموشکار شود، در کار بی دقتی کند، از شرایط کاری شکایت کند، دیر سر کار حاضر شود و یا غیبت کاری داشته باشد که همگی این شرایط بر سلامت ذهنی فرد تاثیر منفی بر جای می گذارد.

·         غیبت کاری :

مطالعات نشان می دهد، کارکنانی که رضایت کمتری دارند احتمالا بیشتر غیبت می کنند. دو نوع غیبت وجود دارد ، یکی غیبت غیر ارادی است که به علت بیماری یا سایر دلایل موجه و حوادث پیش بینی نشده اتفاق می افتد که غیر قابل اجتناب است و ارتباطی با رضایت شغلی ندارد. دیگری غیبت اختیاری است که ناشی از عدم رضایت شغلی فرد است.

·         تاخیر در کار :

تاخیر کاری همانند غیبت این باور را بوجود می آورد که فرد از کارش ناراضی است. این نشان می دهد که فرد برای شغل خود اهمیتی قائل نیست و بیشتر اوقات خود را به استراحت در خانه اختصاص می دهد. وقتی هم که سرکار حاضر می شود، بیشتر به تلفن های شخصی پرداخته و بطور کلی در پی اتلاف وقت است. بعنوان نمونه دانشجویی که دیر سرکلاس حاضر می شود نشانگر آن است که از رشته تحصیلی یا نحوه تدریس استاد خود ناراضی است.

·         ترک خدمت :

ترک خدمت کارکنان موجب وقفه در عملیات سازمان شده و جایگزین نمودن افراد برای سازمان پرهزینه بوده و از نظر فنی و اقتصادی نیز نامطلوب است . بر اساس مطالعات  " آرنولد و فلدمن "  در واحدهای سازمانی که میزان رضایت شغلی افراد آن از حد متوسط پایین تر است، نرخ ترک خدمت کارکنان آن بالاتر خواهد بود. البته ترک خدمت ممکن است ارادی و مربوط به عدم رضایت شغلی باشد و یا دلایل شخصی داشته باشد که خارج از کنترل مدیر است. از طرف دیگر ترک خدمت می تواند ناشی از مدرنیزه شدن کارخانه، فقدان سفارشات برای تولید، کمبود مواد اولیه و بطور کلی ناشی از وضعیت دشوار اقتصادی باشد. در چنین مواردی موضوع ترک خدمت بایستی بطور جدی مورد رسیدگی قرار گرفته و هر جا که ضرورت دارد، اقدامات اصلاحی صورت پذیرد .

·         فعالیت اتحادیه :

مطالعات نشان می دهد که کارکنان بارضایت شغلی بالا، تمایلی به عضویت در اتحادیه ندارند و به آن بعنوان یک ضرورت نمی نگرند. شواهدی در دست است که نشان می دهد، عدم رضایت شغلی علت اصلی اتحادیه گرایی است. سطح فعالیت اتحادیه ها به سطح عدم رضایت شغلی بستگی دارد. هر چه سطح عدم رضایت شغلی کمتر باشد، ممکن است تنها به شکایت بسنده شود ولی اگر سطح عدم رضایت شغلی بالاتر باشد ممکن است موجبات اعتصاب کارکنان را فراهم آورد.

·         بازنشستگی زودرس :

مطالعات  "اشمیت و مک لن"  ارتباط رضایت شغلی و بازنشستگی زودرس را نشان می دهد. شواهدی وجود دارد، مبنی بر اینکه کارکنانی که تقاضای بازنشستگی پیش از موعد را می کنند، تمایل دارند نگرشهای مثبت خود را کمتر معطوف به کار خود بسازند. از طرف دیگر کارکنانی که پست های سازمانی عالیتری دارند و دارای فرصتهای کاری چالشی هستند، نسبت به مشاغل سطوح پایین تر کمتر بدنبال بازنشستگی زودرس هستند .

رضایت شغلی و عملکرد :

یکی از موضوعات بحث انگیز رضایت شغلی، ارتباط آن با عملکرد است. سه دیدگاه مختلف در این مورد وجود دارد:

الف - رضایت شغلی باعث افزایش عملکرد می شود

ب - عملکرد شغلی موجبات رضایت شغلی را فراهم می آورد.

ج - ارتباط ذاتی بین رضایت شغلی و عملکرد وجود ندارد، بلکه پارامترهای متغیری هستند که مداخله می کنند.

تحقیقات بسیاری ، ارتباط رضایت شغلی و عملکرد را ، با توجه به دیدگاههای فوق نشان می دهد :

برای دو دیدگاه اول پشتوانه تحقیقاتی ضعیفی ارائه شده است. بیست مطالعه انجام یافته در این زمینه نشانگر آن است که بین رضایت شغلی و عملکرد ارتباط ضعیفی وجود دارد و بیانگر آن است که کارمند راضی ضرورتا عملکرد بالایی ندارد. البته نتایج تحقیقات نشان می دهد، دیدگاه دوم تا حدودی مورد تایید قرار گرفته و عملکرد بالاتر، رضایت بالاتری را نیز بدنبال دارد .

اما در این میان دیدگاه سوم که عامل پاداش را بعنوان متغیر مداخله گر در ارتباط بین عملکرد و رضایت شغلی معرفی می کند بیشتر مورد تایید قرارگرفته است. این بدان مفهوم است که عملکرد، پیامد رضایت شغلی نیست و همچنین رضایت شغلی نیز پیامد عملکرد نیست. در سال 1955 “ برایفیلد و کروکت ادبیات ارتباط رضایت شغلی و عملکرد را مورد بازنگری قراردادند و نتیجه گرفتند که بین این دو پدیده ارتباط مستقیم کمی وجود دارد .

اندازه گیری رضایت شغلی :

رضایت شغلی نگرشی است که افراد درباره شغل خود دارند که نشات گرفته از ادراک افراد از شغل شان است. تعداد زیادی از سازمانها برای تعیین سطوح رضایت شغلی افراد از نگرش سنجی استفاده می کنند. یکی از ابزارهای معتبر برای سنجش رضایت شغلی، شاخص توصیفی شغل است .( JDI- just do it - فقط انجام آن است و نه نگرش نسبت به سازمان )

رضایت شغلی ناشی از جنبه های مختلف شغل همچون پرداخت، فرصت های ترفیع، سرپرست، همکاران و عوامل محیط کاری مانند سبک سرپرستان، خط مشی ها و رویه ها، تعلق گروه کاری، شرایط کاری و مزایای شغلی است. در مدل (JDI) پنج عامل عمده بعنوان ابعاد رضایت شغلی مطرح می شوند  که عبارتند از:

·         پرداخت :  میزان حقوق دریافتی و رعایت انصاف و برابری در پرداخت.

·         شغل:   حدی که وظایف شغلی، فرصت را برای آموزش و پذیرش مسئولیت فراهم می آورد.

·         فرصتهای ارتقاء:   قابلیت دسترسی به فرصتها برای پیشرفت.

·         سرپرست :   توانایی های سرپرست برای نشان دادن علاقه و توجه به کارکنان.

·         همکاران:   حدی که همکاران، دوستانه، شایسته و حمایتی هستند.

تعهد سازمانی :

نگرش رضایت شغلی در سالهای اخیر بیشترین توجه را به خود جلب نموده است ولی اخیرا نگرش تعهد سازمانی عمومیت بیشتری پیدا کرده و در ادبیات تحقیق جایگاهی را به خود اختصاص داده که برای درک و پیش بینی رفتار سازمانی اهمیت پیدا کرده است

از تعهد سازمانی تعاریف متعددی بعمل آمده است مانند :

·         تمایل قوی برای بقاء عضویت در یک سازمان خاص.

·         تمایل برای تلاش بسیار زیاد برای سازمان.

·         باور قاطع در قبول ارزشها و اهداف سازمان.

بعبارت دیگر تعهد سازمانی یک نگرش درباره وفاداری کارکنان به سازمان و یک فرآیند مستمر است که بواسطه مشارکت افراد در تصمیمات سازمانی، توجه افراد به سازمان و موفقیت و رفاه سازمان را می رساند.  با استفاده از این تعریف برای ارزیابی تعهد سازمانی افراد، پرسشنامه ای تنظیم می گردد و از آنها استفاده می گردد.تعهد سازمانی ناشی از عوامل و متغیرهای مختلفی است که نتایج مختلفی بدنبال دارد.

در ارتباط با تعهد سازمانی مطالعات مختلفی صورت گرفته که یکی از مهمترین این مطالعات بوسیله "میر و آلن" صورت گرفته و مدلی سه بعدی ارائه شده است. ابعاد این مدل عبارتند از

·         تعهد عاطفی: شامل وابستگی عاطفی کارکنان به تعیین هویت با سازمان و درگیر شدن در فعالیتهای سازمانی است.

·         تعهد مستمر: شامل تعهدی که مبتنی بر ارزش نهادن به سازمان است و کارمند در زندگی سازمان سهیم می شود.

·         تعهد تکلیفی: شامل احساسات افراد مبنی بر ضرورت ماندن در سازمان است

بطور کلی تعهد سازمانی منجر به نتایج مطلوب سازمانی، همچون عملکرد بالاتر، ترک خدمت کمتر و غیبت کمتر خواهد شد که تحقیقات متعددی نیز صحت آن را تایید نموده است.

نتیجه:

ازآنچه ذکر شد، معلوم گردید که رضایت‏شغلى در مجموع، احساس مطبوع، مثبت و خوشایندى است که فرد از شغل خود دارد. بیش‏تر دانشمندان عوامل اجتماعى، محیط کار و نفس کار را در رضایت ‏شغلى مؤثر مى‏دانند.همه نظریه‏هاى رضایت شغلى به نحوى به تامین نیازهاى افراد، مادى یا روانى، اهمیت مى‏دهند و توجه به خواست‏ها و انتظارات شاغل را مهم مى‏دانند.مدیر باید بداند که نیروی کار راضی به خاطر کاهش غیبت باعث افزایش بازدهی خواهد شد و شادابی و مسرت را از سازمان به خانه و جامعه منتقل می کند.البته نظرات مخالف نیز در این خصوص ارائه شده است که معتقد است رضایت شغلی آنچنان تاثری در بهره وری ندارد.

روابط و مناسبت‌های همکاران، مهم‌ترین عامل در تعیین رضایت‌مندی شغلی است. طی مطالعه‌ای انجام‌شده، هنگامی که مستخدمان اجازه یافتند همکاران خود را انتخاب کنند، رضایت‌مندی شغلی آنان افزایش و هزینه کار کاهش یافت.از دیگر سو، به طور سنتی مدیریت به عنوان بعد مهم شغلی مطرح شده است. پژوهش‌ها نشان می‌دهند که مدیریت کارمندمدار بیش از مدیریت  کارمدار موجب رضایت شغلی می‌شود.

به طور کلی، باید متذکر شویم که رضایت شغلی ناشی از نظام ارتباطی سازمان، به تفاوت‌های موجود بین اینکه فرد چه چیزی را از طریق ارتباطات در سازمان می‌خواهد به دست آورد و چه چیزی را در این فرایند کسب می‌کند، وابسته است.

منابع :

- عبدالله شفیع‏آبادى، راهنمایى‏ومشاوره شغلى‏وحرفه‏اى، رشد، 1376

استیفن پی رابینز ، رفتار سازمانی جلد اول ، ترجمه پارسائیان – اعرابی 1378

- عباس محمدزاده و آرمن مهروژان، رفتار سازمانى نگرش اقتضایى، انتشارات دانشگاه علامه طباطبائى، 1375

- نورالله خلیل‏زاده، بررسى عوامل مؤثر در رضایت و عدم رضایت‏شغلى دانشجو معلمان دانشگاه پیام نور ارومیه

- شغل ، رضایت شغلی ، مجله معرفت 1378

- نشریه علوم رفتاری ، دوفصلنامه  زمستان 1388

چگونگی ارتباطات در مدیریت

چکیده :

در مدیریت اموری چون ارتباطات انسانی ، عوامل موثر بر ارتباطات ، گروه های غیررسمی و رسمی ، راه های بهبود ارتباطات در رفع موانع ارتباطی و مد نظر داشتن مراودات انسانی در سازمان مطرح است . بیشتر وقت مدیران به ارتباط رودررو یا تلفنی با زیردستان ، همکاران یا مشتریان می گذرد و گاهی در زمانی که مدیران تنها هستند ممکن است به واسطه ارتباطات ذهنی با مسائل حاد روز خلوت آنها به یک محیط کاری تبدیل شود.

اطلاع از فرایند ارتباطات و کاربرد آن در سازمان و بکارگیری روشهای متناسب انتقال پیام در سازمان مدیران را در هدایت سازمان و کارکنان یاری می رساند و هم افزایی سازمانی را ارتقاء می بخشد.

واژه کلیدی : ارتباطات ، پیام ، علایم ، سازمان ، مدیران ، کارکنان ، نیروی انسانی

روش : روش تهیه مقاله فیش برداری از منابع

  

مقدمه :

ارتباط فرآیندی است که اشخاص از طریق انتقال علایم به تبادل معینی مبادرت می نمایند. در یک فرایند ارتباط هفت بخش وجود دارد : منبع ارتباط ، به رمز در آوردن پیام ، پیام ، کانال ، از رمز خارج کردن پیام ، گیرنده پیام و بازخورد نمودن نتیجه .

پیام عبارت است از شکل عینی شده مفهوم ذهنی فرستنده پیام ، پیام ممکن است کلامی و یا غیر کلامی باشد.پیام کلامی به صورت نوشتار و یا گفتار می باشد. پیام غیر کلامی علائم ، اشارات و تصویری هستند که برای ایجاد ارتباط به کار می روند مثل تصویر پرستاری که انگشت خود را بر بینی نهاده و شما را به سکوت دعوت می نماید.

در بیانی دیگر پیام ها به صورت سمعی ، بصری ، کتبی ، سمعی بصری ، بصری کتبی تقسیم شده اند که فرستنده پیام موظف است برای فرستادن پیام خود از یکی از فعالیتهای سخن گفتن ، کاربرد وسیله مکانیکی برای ارسال پیام ، عمل ، تحریر و نوشتن یا ترکیبی از این فعالیت ها متناسب با پیامی که می خواهد ارسال نماید استفاده کند و گیرنده پیام نیز موظف است جهت دریافت پیام از کوش دادن ، خواندن و یا ترکیبی از این فعالیت ها متناسب با پیام فرستاده شده استفاده نماید.

در تقسیم بندی دیگر راه های شناخته شده در ایجاد ارتباط ، ارتباطات گفتاری ، نوشتاری و غیرگفتاری هستند. عیب ارتباطات گفتاری در سازمان این است که پیام از چند نفر عبور می نماید و هرقدر تعداد افراد که پیام از آنها عبور می نماید بیشتر باشد احتمال تحریف پیام بیشتر است.هر کس که پیام را دریافت می نماید از دید خود تفسیر می کند و پس آن به نفر بعد می رساند و در نهایت وقتی پیام به نفر آخر می رسد کاملا تحریف شده است.

پیام نوشتاری بر پیام گفتاری ارجح است ، زیرا در نوشتن مطلب دقت بیشتر انجام می شود و در انتقال آن محتوی پیام دست نخورده باقی می ماند. این پیام از منطق قوی تری برخوردار است و رساتر و روشن تر است .عیب پیام نوشتاری در وقت گیر بودن آن است.

در این مقاله به فرایند ارتباط در سازمان و اثرات انتقال آن بین مدیریت و بدنه سازمان و چگونگی ارتباطات در سازمان  و کیفیت و بستر های انتقال پیام پرداخته می شود و در سودمندی نوع پیام و روش انتقال آن در بیش برد اهداف مدیریت بحث می شود.

·       چگونگی ارتباط در مدیریت : 

ارتباط کارکنان، روندی مداوم بوده و مستلزم وجود مهارت در ارسال و دریافت پیام است. واژه ارتباطات به مفهوم ، انتقال اطلاعات از یک فرد به فردی دیگر و درک آن ، توصیف شده است. این فرآیند به عنوان مسئولیت یک مدیر، گاهی اوقات ((ارتباطات کارکنان)) نامیده می شود.

هر چند که فرایند ارتباطات بین مدیران با یکدیگر و نیز بین مدیران میانی و مدیر ارشد نیز از اهمیت مشابهی برخوردار است. 
واژه ارتباطات به ندرت برای توصیف ابزارهای الکترونیکی و مکانیکی انتقال و در یافت اطلاعات مثل: روزنامه، نشریه خبری، چاپگرهای رایانه ای، رادیو، تلفن و فیلم های ویدئویی به کار می رود. ارتباطات کارکنان، دارای خصوصیات و محدودیتهای فراوان اما ظریف و پیچیده ای است و به همین علت باید با دقت هدایت شود.

·         ارتباطات چگونه سازمان را فعال می کنند؟

سازمان با تامین ارتباط بین طرح ها و عملیات، فعال می شود. شما ممکن است نقشه هایی بزرگ و کارکنان خوبی داشته باشید، اما تا هنگامی که کاری انجام نشود، در حقیقت چیزی ندارید. بدون ارتباط مؤثر، نه انگیزش و نه رهبری کاری از پیش نمی برند. این همان چیزی است که آغاز کننده اصلی است و نقشه ها را به تعاماًَ به اجرا در می آورد. 

مدیران شایسته، ارتباط کارکنان را به خوبی می شناسند. آنها می دانند که تصورات کارکنان از رهبرانشان به چگونگی رد و بدل کردن اطلاعات در فرآیند ارتباطات بستگی دارد. چنانچه کارکنان از احساسات و خواسته های شما اطلاع نداشته باشند، بهترین ایده های مدیریتی در دنیا بی فایده است. ارتباطات خوب، به خصوص وقتی یک مدیر در حال پرورش روحیه جمعی است یا وقتی که کارکنان به واسطه تغییرات سازمانی پی در پی، یا تنگناهای اقتصادی، احساس ناامنی و تهدید می کنند، از اهمیت زیادی برخوردار است. 

·         منظور از فرآیند ارتباطات چیست؟

ارتباطات در مفهوم وسیع، سلسله اقداماتی است که موجب می شوند ایده ای از ذهن یک نفر به ذهن دیگری انتقال یافته، درک شده و به اجرا درآید . عامل اساسی در تمام ارتباطات انسانی این است سرپرست ها برای تاثیر بیشتر، باید با کارکنان رابطه ای نزدیک برقرار سازند، نسبت به برداشتهای دیگران از اطلاعات و عقاید، حساسیت نشان دهند و حرفهایی را که ممکن است باعث کندی روند کار شوند، به حداقل برسانند.این کار مستلزم آن است که مدیران مهارت بیشتری در به کار گیری کلام و نوشته (علایم غیر کلامی که از چهره و بدن به دیگران منتقل می شود) داشته باشند.در علم مدیریت به مدیران توصیه می شود مهارت خود را در دریافت اطلاعات از دیگران که لازمه آن گوش دادن مؤثر و توجه به واکنش ها و سؤالات است، افزایش دهند.

ارتباط نباید همچون خیابانی یک طرفه باشد. برای سهولت عملیات در یک سازمان پیچیده امروزی، ارتباطات باید به سه شیوه برقرار شود :

الف- نه تنها باید اطلاعات را از بالا به پایین (به سمت کارکنان) و از پایین به بالا (برای مدیر) فراهم کنید بلکه کارکنان نیز باید افکار و احساساتشان را از پایین به بالا به شما انتقال دهند.

ب - از آنجا که همکاری گروهی در میان مدیران میانی بسیار مهم است بنابراین باید یک جریان افقی اطلاعات هم بین مدیران میانی وجود داشته باشد.

ج - تبادل اطلاعات با منابع خارجی نظیر : گروههای کارکنان، فروشندگان خارجی، مشتریان و ادارات دولتی نیز می باید وجود داشته باشد.

·         روش های ارتباطات 

مدیران اثر بخش، روش های ارتباطی خود را براساس تحلیل دقیق بر روی عوامل محیطی بر می گزینند. این امر به وظیفه خاص و اهداف مدیر بستگی دارد. اگر وظیفه شما ارائه پیامی طولانی است و یا پیام باید به صورت دائمی ثبت شود، می توانید از نوشته استفاده کنید. از سوی دیگر اگر سرعت، عدم رعایت تشریفات و یا نفوذ شخصی اهمیت دارد، می توان از صحبت کردن استفاده نمود.

انتخاب دیگر مدیران، حول این محور است که آیا با کارمند یا گروه ارتباط کاملی برقرار می شود؟ ارتباط نفر به نفر این امکان را به مدیران می دهد که ، جریان اطلاعات را کنترل کرده و آن را هدایت کنند. در ایجاد ارتباط با جمع کارکنان یک بخش، مدیران باید آنها را به مشارکت و توسعه مسئولیت دعوت کرده و کمک کنند که روحیه جمعی تقویت شود.

این امر مستلزم آن است که مدیر چیزی بیشتر از یک تسهیل کننده کار باشد و به گروه کمک کند تا مشکلات را کشف کرده و به سمت اهداف مورد نظر در جهت حل مشکلات حرکت کند.

·      ارتباط نفر به نفر چگونه ممکن است مؤثر و سودمند واقع شود؟

ارتباط با هر یک از کارکنان، به خصوصیات منحصر به فرد آنان بستگی دارد و برای تمامی آنان نمی توان از روشی یکسان استفاده کرد. اهمیت این مطلب، زمانی که روابط شما با کارکنان توسعه می یابد، بیشتر آشکار خواهد شد. افراد دوست دارند تفاوت هایشان شناخته شده و متناسب با خودشان با آنان رفتار شود. سرپرستان باید با توجه به این مهم، از بین روشهای گوناگون نوشتاری و گفتاری، روش مناسبی را برای برقراری ارتباط برگزینند. 

·      ارتباطات گفتاری :    در روش ارتباط گفتاری، شخصی که مورد خطاب قرار میگیرد به سرعت از پیام ارسال شده آگاه میشود و سرعت، لحن صدا، حالت، حرکت بدن و خطوط چهره به طور جدی واکنش های افراد را تحت تاثیر قرار می دهند. شامل موارد زیر می باشد :

 الف - صحبت های غیر رسمی : 

این گونه صحبتها، اساسی ترین شیوه های برقراری ارتباط هستند. همچنین برای ارتباطات روزانه، راهنمایی ها، تبادل اطلاعات، مرور پیشرفت کار و جلسات انضباطی و حفظ روابط شخصی مناسب هستند. حتی اگر صحبتها خیلی خلاصه باشد، باز هم مطمئن باشید که این گونه ارتباط، امکان تبادل دو طرفه را فراهم می آورد. همچنین، وقتی مسائل عاطفی مطرح باشند، ارتباط چهره به چهره بر نوشتن یا تلفن کردن ترجیح دارد. 

ب - قرار ملاقات : 

قرار ملاقات برای ارزیابی منظم و مرور و بررسی جلسات کار، مناسب است. جلساتی که زمینه ساز چنین ملاقاتهایی هستند، با ارائه اطلاعات کافی و کاهش حرفهای اضافی، مفید و مؤثر خواهند بود.

ج - ارتباط تلفنی : 

ارتباط تلفنی برای کنترل های فوری، انتقال و یا اخذ اطلاعات، تذکر یا اطلاع رسانی به کار می رود. در هر صورت، شخصیت تلفنی شما در بعضی مواقع واقعیت (چهره به چهره) شما را نفی می کند. بنابراین، باید طنین صدای خود را به هنگام گفت و گوی تلفنی کنترل کنید. 

همچنین، از آنجا که در برخی موارد، گفت و گوهای معمول تلفنی از اعتبار کافی برخوردار نیستند، گاهی باید یادداشتهایی در تایید پیام خود ارسال کنید.

·      ارتباطات نوشتاری :

تمامی پیغامهای رسمی، اداری و یا طولانی که به تعداد زیادی از کارکنان مربوط شوند، باید به صورت نوشتاری تهیه می شوند. از ارتباط نوشتاری، می توان برای اصلاح ارتباط نوشتاری گذشته نیز استفاده کرد. ارتباط گفتاری خطر فراموشی پیام را در پی دارد، گاهی نادرست فهمیده و یا به خاطر آورده می شود و به همه کارکنان منتقل نمی شود. از ارتباطات نوشتاری می توان موارد ذیل را به کار گرفت .

 

الف : یادداشتهای درون سازمانی :

برای ثبت غیر رسمی سؤالات یا پاسخ ها به کار می آیند. این یادداشتها هنگامی که قرار است چندین نفر پیامی طولانی را دریافت کنند، می توانند مفید واقع شوند. یادداشتها، راه ساده ای برای اطلاع رسانی به بالادستان هستند تا در هنگام استراحت آنها را مطالعه کنند. از یادداشتها نباید بیش از اندازه استفاده شود، زیرا تاثیر خود را از دست داده و مورد بی توجهی قرار خواهند گرفت.


ب -  نامه ها :

معمولاً به افراد نوشته می شوند، بیشتر از یادداشت رسمیت دارند و برای اطلاعیه های اداری، ثبت بیانیه های رسمی، ارتباطات طولانی و حتی ارتباط با مخاطبی که در دسترس است، مفید هستند. نامه ها غالباً حاوی تفکرات و عقاید موجود برای تصمیمات آتی و بوده و به عنوان بخشی از بررسی مداوم مشکلات، ارزشمند هستند.

 
ج -  گزارش ها : 

بیشتر از نامه ها جنبه عمومی و رسمی دارند. از گزارشها برای انتقال اطلاعات، تحلیل ها و پیشنهاد به سرپرستان و همکاران استفاده می شوند. گزارش اگر براساس مستندات و یا نتایج و مطالعات، تحقیقات دقیق تهیه شود، اثر بخش تر خواهد بود. گزارش باید با دقت ویژه ای، حقایق عینی را از حدسیات خیالی و کلی گویی ها تفکیک کند.

برای ارسال پیام های کوتاه و هدفمند به آن دسته از کارکنان که از لحاظ سن، جنسیت و کار، با یکدیگر مشابه هستند، می توان از این روشی استفاده کرد . این روش برای پرهیز از ورود انبوهی نامه، یادداشت و اعلامیه های مفید است .در ذیل فرم های ارتباطی متفاوت و متناسبی برای آشنایی شما خلاصه شده است :

·          ارتباط گفتاری :

 برقراری ارتباط گفتاری مؤثر با گروهها، نیازمند مهارتهایی ویژه است. هر چند که مهارت های مفید در یک جلسه، ممکن است برای جلسه ای دیگر کافی نباشند. توانایی شما برای هدایت جلسه ای که کارکنان شما در آن حضور یافته اند به این معنی نیست که جلسه ای که توسط رئیس شما اداره می شود نیز دارای همان توانایی باشید. احتمال دارد برای برخی اختلافات شرکت کنندگان یک جلسه، مهارت زیادی از خود نشان دهید، اما هنگامی که از نظر عاطفی درگیر موضوع مورد بحث هستید، برخورد واقع بینانه بسیار مشکل تر خواهد بود. ارتباطات گفتاری را می توان به اشکال زیر تعریف نمود:


الف -  گردهمایی غیر رسمی کارکنان :

 این نوع گردهمایی ها فرصتی مناسب برای رد و بدل شدن اطلاعات مفید و مورد علاقه عموم و تحقق یکپارچگی گروه است. آنها در رویارویی چهره به چهره با یکدیگر، فرصت خوبی برای هماهنگی، فعالیت و درک متقابل خواهند داشت.اجتماع غیر رسمی کارکنان به صورت مداوم در مواقع مورد نیاز، در ابتدا یا انتهای هر روز، یا هنگام صرف ناهار یا نوشیدن چای، به صورت بسیار کوتاه برگزار می شود.

 ب -  جلسات برنامه ریزی شده :

 نوعی فعالیت تقریباً رسمی تلقی می شود. اشتباه رایج در این گونه جلسات این است که دستور جلسه را بدون هماهنگی با شرکت کنندگان تعیین کنیم. اکثر شرکت کنندگان از اینکه در آماده کردن گزارشها، پیشنهادها و اطلاعات مورد نیاز، مشارکت داده شده و مورد سؤال قرار گیرند، لذت می برند.به هر حال، یک جلسه برنامه ریزی شده اگر به درستی جهت داده شود، فوق العاده مفید خواهد بود. در غیر این صورت، باعث هدر رفتن وقت، ایجاد خصومت و دلسردی شرکت کنندگان در آینده، خواهد گردید.

ج -  گردهمایی گروهی :

این نوع جمع شدن در مورد گروه کثیری از کارکنان یا مدیران که به خاطر موضوع هایی مانند تولید محصولی جدید، اخذ تصمیم های اضطراری در مواقع بحرانی، معرفی کارکنان کلیدی و یا سیاست های جدید صورت می گیرند، به دلیل بهره گیری از موقعیت های ویژه بسیار ارزشمند هستند، اما به واسطه احساسات تند و سؤالات خصمانه ای که ممکن است مطرح شوند، به ریاست شخصی با تجربه، ماهر، صبور و پر قدرت نیاز دارند.

·      ارتباط دیداری :


برقراری ارتباط نوشتاری با فرد یا گروهی از کارکنان، عموماً یک تاثیر غیر قابل پیش بینی در بر دارد. ارتباطی نوشتاری که طرحی دقیق دارد، می تواند تاثیر ویژه ای داشته باشدو می تواند انواع ذیل را شامل شود.


الف -  اطلاعیه های تابلوی اعلانات :

 برای اعلام پیام های طولانی و رسمی در مورد خط مشی های جدید، مناسب هستند. این اطلاعیه ها اگر با تصویر همراه باشند، در محلی نصب شوند که توجه افراد پیوسته به آنها معطوف شود، حاوی موضوعات مورد علاقه کارکنان باشند و به موقع تعویض شوند، بسیار مؤثر خواهند بود. اکثر اطلاعیه های تابلوی اعلانات باید همراه با دیگر فرم های نوشتاری باشند. در غیر این صورت، اطمینانی وجود ندارد که توسط همه کارکنان دیده یا خوانده شوند.


ب -  پوستر، نمایش و نمایشگاه :

این ابزارها می توانند به جلب توجه کارکنان از راه دیدن، کمک کنند. تهیه یا برگزاری آنها معمولاً پر هزینه بوده و به فضای مناسبی که به درستی آماده شده باشد، نیاز دارند. عمومی ترین موضوعات آنها، معرفی محصولات جدید، پیشرفت کیفی محصولات یا خدمات، است.


ج -  وسایل سمعی و بصری :

فیلم، اسلاید، CD، نوار ویدئو، نوار صوتی و دیگر وسایل بصری، دارای ارزشهای بالقوه زیادی هستند و می توانند به صورتی مؤثر مورد استفاده قرار گیرند. بسیاری از این وسایل همچون فیلم، نیازمند معرفی همه جانبه و پیگیری دقیق مطالب هستند. البته استفاده از تمامی وسایل سمعی و بصری باید با آمادگی کافی، طرح و برنامه و مهارت های اجرایی توام باشد.

·         کدام یک از روش های ارتباطی بهتر از بقیه است؟


هر موقعیتی، به روشی متناسب، نیاز داشته و یا ترکیبی از چند روش را می طلبد. برخی از مشکلات نیازمند واکنشی فوری هستند (صحبت غیر رسمی، تلفنی یا یادداشت دستی) .

 بعضی کارکنان، تنها هنگامی چیزی را قبول دارند که روی کاغذ ثبت شده باشد. بنابراین ارتباط چهره به چهره با آنها باعث تلف شدن وقت است. اگر همان پیام قرار است به تعداد زیادی منتقل شود، یک یادداشت یا نشست جمعی بهترین شیوه است. در چنین حالتی، موفق ترین ارتباط توسط سرپرستان وقتی انجام می شود که :

 

1- شرایطی را که با آن روبرو می شوند به سرعت تجزیه و تحلیل کنند.

2- بسیاری از راههای حصول ایده ها، آموزشها و احساسات خود را می شناسند و به کار می برند.

·      آیا یک مدیر باید از شایعات، به عنوان یک وسیله ارتباطی بهره بگیرد؟


به شایعات توجه کنید، چرا که آنها خود شیوه ای برای اطلاع از جریان امور هستند، اما به عنوان اطلاعات درست به آنها اعتماد نکنید و نگذارید اطلاعاتی از این دست وارد گروههای کاری شود، زیرا کارکنان، دیگر حتی به روشهای ارتباط رسمی شما نیز اعتماد نخواهند کرد.

شایعات، در مواقع نبود ارتباط خوب با کارکنان، هنگامی که تفاهمی در مورد مقررات داخلی وجود ندارد، وقتی که موقعیتی برای پیشرفت نیست و یا زمانی که کارکنان بازخوردی از نتایج کارشان دریافت نمی کنند، بیشتر رواج پیدا می کنند.

 اگر در مورد آنچه که مورد علاقه کارکنان است یا آنها را آزار می دهد سریعاً مطالبی بیان نکنید، شایعات به سرعت رشد می کنند. 


در هر صورت، عمده ترین بخش شایعات، بر مبنای خبرهای ناقص، جهت گیری ها و دروغ های آشکار استوار بوده و تحقیقات نشان می دهند که حتی اگر کارکنان اطلاعات زیادی از طریق شایعه کسب کرده و از آن لذت برده باشند، اکثراً ترجیح می دهند حقایق را از سوی سرپرستان بشنوند.شما می توانید به محض بروز شایعات با آنها مقابله کنید و به این ترتیب از بسیاری از نگرانی های کارکنان جلوگیری کرده و جوی امیدوار کننده به وجود آورید و به کارکنان خود نشان دهید که از حقایق استقبال می کنید.

·                     ارتباطات غیر کلامی

 
رفتارها و اعمال غیر کلامی، مهارت های مهم و حیاتی ارتباطی هستند. گفتن و نوشتن، متداول ترین روش های ارتباطی هستند، اما صرف نظر از آنچه شما می گویید، کارکنان بیش از هر چیز تحت تاثیر اعمال شما قرار می گیرند.آنچه انجام می دهید و آنگونه که با آنها رفتار می کنید، مقاصد حقیقی شما را اثبات می کنند. یک چشمک زدن ساده به کارمندی که نیازمند کمک است، شاهدی واقعی است بر اینکه حضور او در تیم تا چه اندازه برای شما ارزشمند است.حتی در کارهای ساده تر مثل آموزش کسی که کار جدیدی به او واگذار شده است، نحوه نشان دادن (نمایش) شما گویای علاقه شما به اوست حتی اگر کلمه ای رد و بدل نشود.
به همین ترتیب، به جای تقاضا از یک کارمند برای آمدن به دفترتان، رفتن به اطاق او برای گفتگو با وی، تصویری حمایتی از کمک به پروژه را در بر دارد. بهترین ارتباطات، ترکیبی از ارتباطات گفتاری و نوشتاری توام با اعمال هماهنگ است.

 


((زبان اندام)) چه مفهومی دارد؟


حرکات غیر کلامی بدن یا حرکات چهره که نیات واقعی ما را به دیگران انتقال می دهند، به عنوان زبان اندام تلقی می شوند. آنها علایمی مانند اخم کردن، بالا انداختن شانه و یا حرکتی با دست هستند که متاسفانه گاهی سوء تعبیر هم می شوند. مثلاً :

1)     تکان دادن مداوم سر (بالا و پایین) نشان دهنده موافقت با گوینده است.

2)     تکان دادن سر (چپ و راست) نشانه عدم موافقت است.

3)     ضربه زدن با انگشتان دست یا ضربه ملایم با پا، یا نگاه کردن به ساعت به این معنی است که : ((عجله کن طاقتم تمام شد یا اینکه وقت ندارم)).

4)     بالا بردن ابرو ممکن است علامت تردید، تعجب و دودلی باشد.

5)     گرد کردن چشمها غالباً به معنی ناباوری است.

6)     جمع کردن لبها توام با اخم، نشان دهنده نارضایتی یا حتی نفرت است.


بسیاری از حرکات بدن، مثل موارد بالا غیر ارادی و عمیقاً ریشه دارند و تغییر آنها برای شما دشوار است، اما سعی کنید بسنجید آیا مردم ابتدا به کلمات شما واکنش نشان می دهند یا به زبان غیر کلامی شما؟ به علائم غیر کلامی دیگران دقت کنید، چرا که می توانند سرنخ هایی در مورد تفکر آنها به شما بدهند.

نتیجه :

با توجه به مطالب گفته شده ارتباطات موثر می تواند در همافزایی کارکنان سازمان مفید باشد و انتخاب روش انتقال پیام کارا در جلو گیری از تنش های احتمالی ایجاد شده در سازمان جلوگیری نماید.

آگاهی مدیران به فرآیند ارتباط و اجزاء آن ، راه های ایجاد ارتباط و انواع آن ، انواع ارتباط در سازمان ، روش های بهبود ارتباطات و شناسایی و رفع موانع ارتباطی ، مدیران را در جهت بیش برد اهداف سازمان کمک می نماید و دررضایت کارکنان  و افزایش آگاهی آنها و کاستن تنش ها موثر می باشد.

منابع :

رابینز ، استیفن ، رفتار سازمانی ، دفتر پژوهش های فرهنگی ، تهران

الوانی ، مهدی ، مدیریت عمومی ، نشر نی ، تهران

سایت مدیر ، WWW.Modir.ir

سایت ، www.javanemrooz.com