نیروی انسانی و تعالی سازمانی

چکیده :

   مدل‌های تعالی سازمانی به عنوان چارچوبی برای ارزیابی عملکرد و سنجش میزان موفقیت سازمان‌ها، در استقرار سیستم‌های نوین مدیریتی و مدیریت کیفیت جامع، کاربردهای روزافزونی پیدا کرده‌اند. این مدل‌ها به عنوان زبانی مشترک برای مقایسه عملکرد و میزان موفقیت سازمان‌ها به‌کار می‌روند و به این لحاظ، مبنای طراحی جوایز متعددی قرار گرفته‌اند که در کشورهای پیشرفته صنعتی و کشورهای در حال توسعه به سازمان‌های برتر اعطاء می‌شود. یکی از معیارهای مهم در ارزیابی مبتنی‌بر مدل‌های تعالی سازمانی، کارکنان و منابع انسانی می‌باشند. در واقع، سازمان‌ها با هدف‌گذاری‌های همسو با اهداف راهبردی خود، در حوزه منابع انسانی و تعریف و اجرای رویکردها و فرایندهای مناسب، تلاش می‌کنند تا در سیستمی یکپارچه، به سوی تعالی حرکت کنند.

واژه کلیدی : نیروی انسانی ، تعالی سازمانی ، سازمان ، مدیران ، کارکنان ، مدیریت ، ارزیابی عملکرد

روش : روش تهیه مقاله فیش برداری از منابع

مقدمه :

 نیروی انسانی ، مهم‌ترین وارزشمند‌ترین عامل، از منابع مختلف تولید است. عامل انسانی در سازمان، کلیه کارکنان شاغل در سازمان اعم از مدیران، سرپرستان، کارشناسان، کارمندان و کارگران را در سطوح مختلف شغلی دربرمی گیرد واشتغال از جمله مسائلى است که همیشه، دولت‏ها و ملت‏ها را به خود مشغول داشته است.هر چند شغل و حرفه به ظاهر، به بعد معیشتى انسان‏ها مربوط مى‏شود، ولى با بعد فردى، خانوادگى، اجتماعى، سیاسى و فرهنگى آنان نیز ارتباطى تنگاتنگ دارد و توجه به این ویژگی ها در کیفیت و تعالی سازمان موثر است.

 بسیاری از سیستم‌ها و ابزار مدیریتی که در دهه‌های اخیر برای ارتقای سطح مدیریت به سازمان‌ها معرفی شده‌اند، روش‌هایی برای شناخت و ارزیابی به شمار می‌روند. برخی از آنها بر محصول یا بخش خاصی از سازمان متمرکز شده و برخی دیگر به فرایندی خاص، توجه می‌کنند. برخی از سیستم‌ها نیز مدعی‌اند که بر تمامی ابعاد و زوایای سازمان اشراف داشته و آن را به‌طور فراگیر، ارزیابی کرده و شناخت جامعی از سازمان ارائه می‌کنند. یکی از مدل های بکارگرفته شده ، مدل تعالی سازمانی می باشد.امروزه تمایل به کاربرد سیستمی جامع برای ارزیابی سازمان و بنا کردن برنامه‌های بهبود براساس شناخت حاصل از به‌کارگیری آنها روندی رو به افزایش داشته است.

 نظام ارزیابی جامع، دارای ویژگی‌هایی است که می توان در ارزیابی عملکرد کارکنان از آنها استفاده نمود . از جمله می‌توان به جامع بودن معیارها و شاخص‌ها و امکان‌پذیر بودن ارزیابی کمی آنها ، فرایندگرایی و ارزیابی فرایندها ، ارتباط منطقی و ساختاری متقابل معیارها ، توجه به بهبود مستمر و حرکت به سوی تعالی اشاره کرد.

این شاخص (معیار ارزیابی عملکرد کارکنان) از این زاویه به اهمیت نقش نیروی انسانی می‌نگرد که سازمان‌های متعالی، تمامی توان بالقوه کارکنان خود را در سطوح فردی، تیمی و سازمانی اداره کرده، توسعه بخشیده و از آن بهره می‌گیرند. این سازمان‌ها عدالت و برابری را ترویج کرده، کارکنان را در اداره امور مشارکت داده و به آنها تفویض اختیار می‌کنند. در واقع، این سازمان‌ها به گونه‌ای به کارکنان خود توجه می‌کنند، با آنها ارتباط برقرار ساخته و آنها را مورد تشویق و تقدیر قرار می‌دهند که در آنها انگیزه و تعهد برای استفاده از مهارت و دانش در جهت منافع سازمانی ایجاد شود.

 این شاخص تأکید دارد که سازمان‌های متعالی به طور فراگیر، نتایج مهم مرتبط با حوزه کارکنان خود را اندازه‌گیری کرده و به آنها دست می یابند. این مهم به دو طریق اندازه‌گیری شده و ارزیابی می‌شوند:
1. مقیاس‌های ادراکی که بیانگر ادراک کارکنان از سازمان است و به طور عمده از طریق نظرسنجی‌ها، گروه‌های نمونه، مصاحبه‌ها و ارزیابی‌ها به دست می‌آیند.
2. شاخص‌های عملکردی که شاخص‌های داخلی است و توسط سازمان به منظور پایش، شناخت، پیش‌بینی و بهبود عملکرد کارکنان سازمان و پیش‌بینی نوع برداشت‌های آنها از سازمان به‌کار گرفته می‌شود.

در این مقاله پس از تعاریف مختصر تعالی سازمانی ، بکارگیری آن را در ارزیابی عملکرد کارکنان مورد توجه قرار می دهیم.

نیروی انسانی وتعالی سازمانی

تغییرات به وجود آمده در اقتصادجهانی و تلاش های انجام شده توسط سازمان جهانی ( WTO-World Tread Organization ) در راستای جهانی کردن اقتصاد و افزایش رقابت ، کشورهای مختلف اعم از توسعه یافته و یا در حال توسعه را به این باور رسانده است که برای حضور و بقا در بازارهای منطقه ای ، جهانی و حتی داخلی باید توان و قابلیت رقابت پذیری صنایع و سازمان های خود را افزایش دهند . مدل های تعالی سازمانی یا سرآمدی کسب و کار ، بعنوان ابزارهای قوی برای سنجش میزان استقرار سیستم ها در سازمان های مختلف به کار گرفته می شوند . با بکار گیری اینگونه مدل ها ، ضمن اینکه یک سازمان میزان موفقیت خود را در اجرای برنامه های بهبود در مقاطع مختلف زمانی مورد ارزیابی قرار می دهد ، می تواند عملکرد خود را با سایر سازمان ها و به ویژه بهترین آنها مقایسه نماید .

امروزه اکثر کشورهای دنیا با تکیه بر این مدل ها ، جوایزی را در سطح ملی و منطقه ای ایجاد کرده اند که محرک سازمان ها و کسب و کارها در تعالی ، رشد و ثروت آفرینی است . در سه قطب بزرگ اقتصادی سده اخیر  ژاپن – آمریکا – اروپا ، اصلی ترین نمونه این جوایز عبارتنداز : جایزه دمینگ درژاپن ، جایزه بالدریج در آمریکا ، جایزه اروپایی کیفیت که توسط بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت ایجاد شده و به مدل (EFQM-European For Quality Management) معروف است و عمومیت و استقبال بیشتری در سطح جهان کسب نموده است دیدگاه سیستماتیک قوی ، توجه دقیق به مدیریت مبتنی بر فرآیندهای سازمانی و نتیجه گرایی مدل EFQM برای سازمان های ایرانی که معمولاً در این حوزه ها با مشکلات جدی روبرو هستند ، بسیار آموزنده و اجرایی است .

مدلی که تعالی سازمانی بر آن استوار شده ، دارای نه معیار است. پنج معیار آن، توانمندسازها و چهار معیار دیگر نتایج هستند.

معیارهای ”توانمندساز“، آنچه را یک سازمان انجام می‌دهد پوشش می‌دهند و معیارهای ”نتایج“، آنچه را که یک سازمان بدست می‌آورد.

 ”نتایج“ بر اثر اجرای ”توانمندسازها“ بدست می آیند و ”توانمندسازها“ با گرفتن بازخور از ”نتایج“ بهبود می‌یابند. 

وآوری و یادگیری کمک می‌کند تا توانمندسازها بهبود یافته و بهبود توانمندسازها، بهبود نتایج را به دنبال خواهد داشت.

  معیارهای نه گانه مدل تعالی سازمانی شامل:

توانمندسازها:

·         معیار 1 : رهبری (Leadership)

·         معیار 2 : استراتژی (Policy Strategy)

·         معیار 3 : کارکنان (People) 

·         معیار 4 : شراکت ها و منابع (partnership & Resources)

·         معیار 5 : فرایند ها   (Processes) 

نتایج:

·         معیار 6 : نتایج مشتری (costumer Results)

·         معیار 7 : نتایج کارکنان (People Results)

·         معیار 8 : نتایج جامعه (Sosiety Results)  

·         معیار 9 : نتایج کلیدی (Key Performance Results) 

هر یک از عوامل فوق شامل چک لیست هایی است که همانند ممیزی سیستم های مدیریت کیفیت ، نمراتی را به خود اختصاص می دهند . ممیزین مدل یاد شده با طرح سئولات مربوط با هر یک از عوامل و مشاهده سوابق و اختصاص امتیاز نسبت به ارزیابی مدل اقدام می کنند.

در مدل معیار ها روی هم 1000 امتیاز دارند که 500 امتیاز به توانمند سازی ها و 500 امتیاز برای نتایج در نظر گرفته شده است. به عبارتی اگر سازمانی موفق شود که این مدل را در سازمان خود پیاده کند ، می تواند 1000 امتیاز دریافت نماید.

اگر سازمانی حدالقل انتظارات را برآورد نماید و بالاترین امتیاز را در میان متقاضیان  بدست آورد به عنوان برگزیده معرفی شده و جایزه اصلی به آن تعلق خواهد گرفت.

با توجه به اینکه نگاه مقاله در حوزه نیروی انسانی و تعالی سازمانی بحث می نماید . در اینجا معیار ها و نتایج مربوط ذکر و از اطاله کلام جلوگیری می شود  و در مقالات دیگری باید به آنها باید پرداخت.

·        کارکنان

سازمان‌های متعالی کارکنان خود را ارج می‌‌نهند و فرهنگی را ایجاد می‌کنند تا دستیابی به اهداف سازمانی و شخصی در بردارنده منافع طرفین، میسر شود. آنها قابلیت‌های کارکنان خود را توسعه داده و عدالت و برابری را ترویج می‌‌دهند. این سازمان‌ها با کارکنان خود به گونه‌ای ارتباط برقرار کرده و ایشان را مورد تشویق، قدردانی و مراقبت قرار می‌دهند که آنها را برانگیزانند، در آنها تعهد ایجاد کرده و قادرشان سازند تا از مهارت‌ها و دانش خود در راستای منافع سازمان استفاده کنند.

·         برنامه‌های کارکنان استراتژی سازمان را پشتیبانی می‌کند.

·         دانش و قابلیت‌های کارکنان توسعه می‌یابد.

·         کارکنان همسو شده، مشارکت داده شده و توانمند می‌شوند.

·         کارکنان در سراسر سازمان به طور اثربخش ارتباط برقرار می‌کنند.

·         کارکنان تشویق، قدردانی و مراقبت می‌شوند.

·        نتایج کارکنان درسازمان‌های متعالی:

·         مجموعه‌‌ای از شاخص های عملکردی و دستاوردهای مرتبط را به منظور تعیین جاری ساز ی موفق استراتژی و خط‌مشی‌های پشتیبان مبتنی بر نیازها و انتظارات کارکنان خود، توسعه داده و در مورد آنها توافق می‌کنند.

·         اهداف روشنی را مبتنی بر نیازها و انتظارات کارکنان، همسو با استراتژی اتخاذ شده، برای نتایج کلیدی تعیین می‌کنند.

·         نتایج خوبی از کارکنان با روند مثبت یا پایدار، حداقل برای یک دوره سه ساله، نشان می‌دهند.

·         دلایل اصلی و محرک‌های روندهای مشاهده شده و تاثیری که این نتایج بر سایر شاخص‌های عملکرد و دستاوردهای مرتبط دارند را به وضوح درک می‌کنند.

·         عملکرد و نتایج آینده را پیش بینی می‌کنند.

·         درک می‌کنند که چگونه نتایج کلیدی که به آنها دست یافته‌اند را با سازمان‌های مشابه مقایسه کرده و از این داده‌ها در جایی که کاربرد دارد، برای هدف‌گذاری استفاده نمایند.

·         نتایج را برای درک تجارب، نیازها و انتظارات گروه‌های خاص درون سازمان، بخش‌بندی می‌کنند.

·        برداشت‌ها کارکنان درسازمان‌های متعالی:

·         این‌ها برداشت‌های کارکنان از سازمان هستند که ممکن است از طریق منابع مختلفی از جمله نظرسنجی از کارکنان، گروه‌های تمرکز، مصاحبه‌ها و ارزشیابی‌های ساخت یافته به دست آیند.

·         این برداشت‌ها باید درک روشنی از منظر کارکنان از اثربخشی جاری سازی و اجرای استراتژی و خط‌مشی‌های پشتیبان و فرآیندهای مرتبط با کارکنان ارائه کنند.

·         متناسب با هدف سازمان، شاخص‌ها می‌توانند بر این موارد تمرکز نمایند:

·         رضایت، مشارکت و تعامل فعال

·         احساس افتخار و ارضا

·         رهبری و مدیریت

·         هدف‌گذاری، مدیریت شایستگی‌ها و عملکرد

·         توسعه شایستگی‌ها، کارراهه شغلی و آموزش

·         ارتباطات اثربخش

·         شرایط کاری

·        شاخص‌های عملکردی کارکنان درسازمان‌های متعالی:

·         این‌ها شاخص‌های درونی هستند که توسط سازمان به منظور پایش، درک، پیش‌بینی و بهبود عملکرد کارکنان سازمان و پیش‌بینی تاثیرات آن‌ها بر برداشت‌های کارکنان  استفاده می‌شوند.

·         این شاخص‌ها باید درک روشنی از کارایی و اثربخشی جاری سازی و اجرای استراتژی و خط‌مشی‌های پشتیبان و فرآیندهای مرتبط با کارکنان ارائه کنند.

·         متناسب با هدف سازمان، شاخص‌ها می‌توانند بر موارد زیر تمرکز نمایند:

·         مشارکت و تعامل فعال

·         هدف‌گذاری، مدیریت شایستگی‌ها و عملکرد

·         عملکرد رهبری

·         توسعه کارراهه شغلی و آموزش

·         ارتباطات درونی

·        دلایل انتخاب مدل تعالی سازمانی

تحقق رویکردهای متعالی یک سازمان در مباحث جهانی شدن از طریق کسب رضایت مشتریان ، بازاریابی نوین ، بهبود کیفیت و سایر مقولات تعریف شده مستلزم تدارک بستری مناسب برای حرکت سریع و پرشتاب مجموعه فعالیت ها و فرآیندهای عملیاتی در قالبی هدفمند و سنجش اثر بخشی و ارزیابی نحوه عملکرد فرآیند ها با هدف ترسیم چرخه بهبود مستمر و بهره مندی از نتایج حاصله بصورت یک فعالیت یادگیری مستمر در اصلاح رویکرد سازمان ، درک نقاط قوت و ضعف آن بصورت چرخه ای دائمی از طریق انجام ارزیابی های مستمر و ارائه اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه می تواند مسیر تعالی سازمان ها و حرکت آنها به جلو را تسهیل و تسریع نماید.

مدل تعالی سازمانی EFQM بعنوان الگویی جامع در سنجش توان عملکردی سازمان ها از طریق طراحی و اجرای نظام ارزیابی عملکرد سازمان ها ، میزان تحرک هوشمندانه آنها را در طراحی مطلوب مسیر حرکتی ،اجرای بهینه اهداف ، بررسی نتایج حاصله و سنجش اثر بخشی اقدامات انجام شده ، را موردتحلیل قرار داده و سطح کامیابی سازمان ها را در نیل به تعالی مشخص می سازد. انتخاب این مدل به منظور استقرار در یک سازمان و نیل به تحقق هرچه بهتر اهداف عالیه سازمان در راستای جهانی شدن می باشد . بدیهی است تعریف فعالیت های خود ارزیابی بصورت مستمر و تعیین نقاط قوت و ضعف و انجام پروژه های مطالعاتی برای تقویت نقاط مثبت و مرتفع نمودن نقایص و کاستی ها می تواند در گذر زمان و با حمایت و تعهد مسئولین سازمان ، دسترسی چشم انداز تعیین شده را محقق نماید. این امر با طراحی و تهیه فرایندها اجرا ، کنترل وارزیابی می گردد.

·        فرایندها و زیرفرایندها

امروزه بسیاری از متفکران و سازمان‌های تخصصی، فرایندهایی را که در توسعه منابع انسانی و مدیریت آن به‌کار گرفته می‌شوند، تعریف و دسته‌بندی کرده‌اند. بنابراین سازمان‌ها می‌توانند با در نظر گرفتن شرایط ویژه و فرهنگ سازمانی خود، نسبت به انتخاب و به‌کارگیری آنها اقدام کنند. در ذیل، دسته‌بندی فرایندها و زیرفرایندها در حوزه توسعه و مدیریت منابع انسانی توسط مرکز بهره‌وری و کیفیت امریکا، ذکر شده است:

·         ایجاد و مدیریت برنامه‌ریزی، خط‌مشی و راهبردهای منابع انسانی، شامل مدیریت، هم راستایی و ارائه راهبرد منابع انسانی، ایجاد، توسعه و استقرار برنامه‌های منابع انسانی و پایش و به روزرسانی برنامه‌ها.

·          جذب، شناسایی و انتخاب کارکنان که در این راستا، ایجاد و توسعه درخواست‌های استخدام، جذب داوطلبان، غربال و انتخاب داوطلبان، مدیریت تعیین صلاحیت پیش از به‌کارگیری، مدیریت به کارگماری‌ نیروهای جدید و پیگیری از داوطلبان ضروری به نظر می‌رسد.

·          توسعه کارکنان و حمایت از آنها از طریق مدیریت ورود، تعیین موقعیت و استقرار کارکنان، مدیریت عملکرد کارکنان، مدیریت ارتباطات کارکنان، مدیریت توسعه کارکنان، آموزش و توسعه کارکنان و مدیریت استعداد و خلاقیت کارکنان.

·          جبران خدمات و حفظ کارکنانی که براساس آن توسعه و مدیریت برنامه‌های انگیزش، تشویق و پاداش‌دهی، مدیریت و پرداخت مزایا، مدیریت، مساعدت و حفظ و نگهداشت کارکنان و مدیریت پرداخت حقوق، طبق فهرست حقوق بگیران می‌توانند نقشی مؤثر، در افزایش بهره‌وری نیروی کار داشته باشد.

·          به‌کارگماری مجدد و بازنشستگی کارکنان که مدیریت فرایند و ارتقاء و تنزل، مدیریت ترک خدمت‌ها، مدیریت مرخصی‌ها، ایجاد و استقرار برنامه اخراج کارکنان، مدیریت آرایش و استقرار کارکنان، تعیین مجدد موقعیت کارکنان و مدیریت انتصاب‌ها، مدیریت بازنشستگی و کاهش تعداد کارکنان استخدامی، مدیریت کارکنان غیربومی و مدیریت فرایند تعیین موقعیت مجدد کارکنان از مراحل و اقدامات مهم در این راستا به شمار می‌روند.

·          مدیریت اطلاعات کارکنان که غالباً به وسیله مدیریت فرایندهای گزارش‌دهی، مدیریت فرایند درخواست کارکنان، مدیریت و نگهداری داده‌های مرتبط کارکنان، مدیریت محتوای داده‌ها، مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی (HRIS)، ایجاد، توسعه و مدیریت شاخص‌های اندازه‌گیری کارکنان، ایجاد، توسعه و مدیریت زمان و حضور کارکنان و مدیریت ارتباط کارکنان انجام می‌شود.

نتیجه:

جهانی شدن از مهمترین مباحث مطرح در دنیای امروز است که سازمانها ، خواسته و یا ناخواسته در مسیر آن قرار دارند . برای ورود به عرصه رقابت جهانی شرایطی لازم است که باید آن را در مجموعه سازمان فراهم نمود . این امر علاوه بر نیازمندی برعزم و اراده راسخ مستلزم اجرای یکسری برنامه های منسجم در مقوله کاهش هزینه ، بهبود کیفیت ، توجه به خواست مشتریان ، بازاریابی نوین ، توسعه صادرات و چالاک شدن کلیه بخش های سازمان می باشد. در روند جهانی شدن ، کسب رضایت مشتریان و کارکنان بعنوان یک مبنای اساسی لحاظ می شود . امروزه برای رقابت در عرصه جهانی باید به دانش فردا مجهز شد ، تا بتوان به سمت پیشرفت و تعالی حرکت نمود.

در این راستا مدیریت سازمان باید به دو وجه توجه داشته باشد: یک وجه «اهداف سازمان» و وجهی دیگر «اهداف کارکنان». وظایف برنامه‌ریزی، سازماندهی، هماهنگی و کنترل، از جمله وظایفی است که به‌طور مستقیم به «اهداف سازمان» منتهی می‌شوند و انگیزش و بسیج نیرو  «افراد» را در رسیدن به اهدافشان کمک می‌کنند.

به تعبیری دیگر، رشد، بالندگی و توسعه شاخص‌ها و پارامترهایی که برای تحقق توسعه مدیریت مورد نیاز است، هر کدام زمینه‌ساز تعالی سازمان و تحقق اهداف تعیین شده آن است. معرفی مدل تعالی عملکرد باید در صدر برنامه‌های توسعه مدیریت هر سازمان قرار گیرد و هر چه در برنامه‌ریزی برای توسعه اجزای سیستم کوشش گردد به همان میزان، دستیابی به تعالی سازمانی نیز محقق خواهد شد.